[신입사원 TIP] 업무 보고서 어떻게 쓰나요?

안녕하세요! 그랩 팀입니다.

매일 보고서를 작성하느라 고생하고 계시는 신입사원 직장인 분들을 위해 '업무 보고서 TIP을 준비했습니다! 

업무 보고서의 모든 것! 바로 첫 번째 시작은 업무 보고서(업무 일지) 편입니다 :)

- 보고서란 무엇일까요?

한 조사 자료에 따르면 직장인의 72%가 문서 작성을 어려워하고 있으며, 59.2%는 제출한 문서가 재작성 요청을 받고 되돌아온 경험이 있다고합니다. 그중 업무 보고서는 회사에서 가장 빈번하게 사용하는 보고서로, 일일/주간/월간 보고서는 거의 매일 같이 작성해야 하는 등 일지를 작성하는 것 자체가 업무 중 하나라고 생각이 들 만큼 부담스러울 수 있습니다.

하지만 업무 보고서는 일상적인 업무기록을 통해 과제나 방향성을 점검하기 위한 역할을 하는 보고서로 자칫 놓칠 수 있는 업무를 체크하며 잘 관리해주는 장점이 있습니다. 그럼 업무 보고서의 종류를 한번 살펴볼까요?

- 업무 보고서의 종류

업무 보고서 종류	내용
일일 업무 보고서	가장 기본적인 보고서로 하루 업무 내용을 보고하는 일일 업무 보고서
주간 업무 보고서	주단위로 업무보고를 받아 효율적으로 업무가 진행되고 있는지 체크하기 위한 보고서
월간 업무 보고서	1개월 단위의 실적을 보고하는 보고서로 부서별로 작성하는 경우가 많은 보고서
출장 보고서	출장의 목적, 활동내용, 결과를 상사에게 보고하기 위한 보고서
회의 보고서	회의나 토론의 내용을 기록하여 상사나 간부에게 보고하기 위한 보고서

이외에도 여러 보고서 종류가 많지만 이 5가지의 작성법을 알아볼까요?

* 보고서 참고 자료

업무보고서_GRAP.pdf

1. 일일 업무 보고서

일일보고서는 매일의 업무 내용을 보고하는 가장 기본적인 보고서로 직종과 업무에 따라 작성하는 내용에는 차이가 있습니다 :)

오늘 진행할 업무 목표를 작성하고 금일 진행 사항과 익일 예정 사항을 기재하며 회사에 따라 하루 일과를 오전과 오후로 나누어 작성하는 경우도 있습니다.

일일 업무 작성 시에는 직종/업무에 따라 기재하는 내용에 차이는 있지만 하루 업무 내용과 업무 진척 상황 그리고 활동 성과 등을 정리하여 작성합니다.

2. 주간 업무 보고서 & 월간 업무 보고서

일일 업무를 작성하였다면 주간 업무 보고서는 작성하는데 큰 문제가 없으실 거예요! 일일 업무에서 핵심이 되는 사항을 정리하여 옮겨 적으면 됩니다 :)

일상적인 업무에서는 1일 단위보다 1주 단위로 업무내용과 소요시간을 파악하는 것이 훨씬 수월하게 관리되는 경우가 있습니다.

주간 보고/월간 보고를 통해 주 단위로 업무의 흐름을 파악하고 효율적으로 작업이 진행되고 있는지를 체크할 수 있습니다.

보통 주간 업무는 이번 주에 한 일을 적고, 다음 주에 할 일을 작성하는 방식으로 작성하며 월간 업무는 주차별로 작성을 합니다.

3. 출장 보고서 & 회의 보고서

출장 보고서는 출장의 목적과 활동 내용과 결과 등을 상사에게 보고하기 위한 문서로 많이 쓰이며, 회의 보고서는 회의나 토론의 내용을 기록하는 용도로 사용하거나 상사에게 보고하기 위한 보고서로 쓰입니다. 기억의 한계로 인해 회의 내용을 잊어버리는 경우가 많기 때문에 회의록을 작성하는 것이 좋습니다.

일시, 장소, 참석자, 주제, 내용 등을 꼼꼼히 정리해서 작성을 해주는 것이 중요합니다. 또 관련 업무 담당자를 명시하여 혼선이 없도록 작성하여야 합니다.

- 보고서가 왜 어려울까요?

보고를 받는 직장 상사, CEO 등 대부분의 의사결정자는 바쁜 일정 가운데 매일 수십 건의 보고서를 읽어야 하는데 보고서의 목적성이 결여된 보고서는 내용이 장황하고 초점이 명확하지 않아 읽기가 힘들 수 있습니다. 아래 4가지 사항에서 같은 실수를 반복하고 있지 않은지, 어떤 부분이 부족한지 체크해보세요!

* 기본적인 틀이 갖춰져있지 않은 경우

- 양식을 갖추지 않은 보고서

- 제목/목차에 보고서 내용이 드러나지 않은 경우

- 누가, 언제, 어떤 목적인지가 없는 경우

- 오탈자나 맞춤법이 틀린 경우

- 논리 체계가 갖춰지지 않은 경우

* 내용이 장황한 경우

- 표현이 모호하여 내용 파악이 어려운 경우

- 자기주장 없이 다양한 의견만 소개한 경우

- 한쪽 면만 깊이 부각하여 불필요하게 내용이 길어진 경우

- 유사한 내용을 말만 바꿔가며 다시 설명한 경우

* 읽을수록 궁금한 경우

- 지나치게 압축하여 설명한 경우

- 보고 취지나 진행 이력을 제대로 쓰지 않은 경우

- 주장을 뒷받침할 근거가 부족한 경우

- 종합적이고 균형있게 썼는지 의문이 드는 경우

- 전문용어/약어를 설명없이 쓰는 경우

* 근본적인 문제의식이 안보이는 경우

- 깉은 고민없이 기존 방식대로 문제에 접근한 경우

- 현황/문제점/원인 등 이슈 분석이 부족한 경우

- 실천 가능성 없는 대안과 향후 계획이 불확실한 경우

- 보고받은 사람이 읽고 무엇을 해야할 지 불명확한 경우

- 보고서를 팀원들과 어떻게 공유해야 할지 고민이신가요? 그랩을 활용해보세요! 

보고서를 아직도 출력하셔서 확인하고 있진 않으신가요? 그랩을 활용하여 팀원들과 스마트하게 보고서를 공유해보세요!

* 활용 방법 : 업무 보고서를 위한 그룹을 별도로 생성한 후 위와 같은 카테고리를 만들어 팀원들과 보고서 공유가 가능합니다.

미리 보기를 클릭하면 파일을 다운로드하지 않고도 파일 내용을 미리 확인이 가능합니다!

또는 파일 업로드 없이 간편하게 작성하여 공유하는 방식으로 사용하셔도 됩니다 :)

결재를 위해 팀원과 상사 서로 기다리지 않아도 되며 출력으로 종이 낭비 없이 PC와 모바일로 언제 어디서든 보고서 확인이 가능합니다.

그랩으로 업무 보고서를 스마트하게 공유해보세요!

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보고서를 작성한다는 것이 부담스러울 수 있지만 직장생활을 하기 위해서 필수적인 문서들이며

놓칠 수 있는 업무를 체크하며 관리하기에는 큰 장점이 있습니다. 작성요령을 잘 익혀 업무에 편리하게 활용해보세요!